Text copied to clipboard!
Titlu
Text copied to clipboard!Asistent Control Documente
Descriere
Text copied to clipboard!
Căutăm un Asistent Control Documente dedicat și organizat, care să sprijine echipa noastră în gestionarea eficientă a documentației interne și externe. Rolul implică monitorizarea, arhivarea și actualizarea documentelor, asigurând conformitatea cu standardele companiei și reglementările legale. Candidatul ideal trebuie să aibă abilități excelente de organizare, atenție la detalii și capacitatea de a lucra în echipă, contribuind la menținerea unui flux de lucru optim și la protejarea informațiilor sensibile. Responsabilitățile includ verificarea documentelor, coordonarea cu diferite departamente pentru colectarea și distribuirea documentației, precum și gestionarea sistemelor electronice și fizice de arhivare. De asemenea, va fi responsabil pentru actualizarea bazelor de date și raportarea periodică a stadiului documentelor către management. Experiența anterioară în domeniul administrativ sau în controlul documentelor constituie un avantaj, la fel ca și cunoștințele de legislație privind protecția datelor și arhivare. Dacă sunteți o persoană organizată, proactivă și dornică să contribuie la buna funcționare a proceselor interne, vă invităm să vă alăturați echipei noastre.
Responsabilități
Text copied to clipboard!- Gestionarea și organizarea documentelor interne și externe ale companiei
- Verificarea corectitudinii și completitudinii documentelor primite
- Arhivarea fizică și electronică a documentelor conform procedurilor interne
- Coordonarea cu departamentele pentru colectarea și distribuirea documentației necesare
- Actualizarea bazelor de date și sistemelor de management al documentelor
- Asigurarea respectării normelor legale și a politicilor interne privind documentele
- Pregătirea rapoartelor periodice privind starea documentelor
- Participarea la audituri interne și externe legate de documentație
- Menținerea confidențialității informațiilor sensibile
- Sprijinirea echipei în alte sarcini administrative conexe
Cerințe
Text copied to clipboard!- Studii medii sau superioare, preferabil în domeniul administrativ
- Experiență anterioară în gestionarea documentelor sau în domenii similare
- Cunoștințe solide de operare PC și programe de gestionare a documentelor
- Abilități excelente de organizare și atenție la detalii
- Capacitatea de a lucra eficient în echipă și de a respecta termenele limită
- Cunoștințe despre legislația privind protecția datelor și arhivare constituie un avantaj
- Abilități bune de comunicare scrisă și verbală
- Integritate și responsabilitate în gestionarea informațiilor confidențiale
- Flexibilitate și adaptabilitate la schimbările din mediul de lucru
- Atitudine proactivă și orientare către soluții
Întrebări posibile la interviu
Text copied to clipboard!- Ce experiență aveți în gestionarea documentelor?
- Cum vă asigurați că documentele sunt corect arhivate și ușor accesibile?
- Cum gestionați situațiile în care documentele sunt incomplete sau incorecte?
- Ce programe de gestionare a documentelor ați utilizat anterior?
- Cum vă organizați timpul pentru a respecta termenele limită?
- Cum abordați păstrarea confidențialității informațiilor sensibile?
- Ați participat vreodată la un audit legat de documentație? Dacă da, care a fost rolul dumneavoastră?
- Cum reacționați în situații de stres sau presiune la locul de muncă?
- Ce metode utilizați pentru a menține o comunicare eficientă cu colegii?
- De ce doriți să lucrați ca Asistent Control Documente în compania noastră?
